silectron.it

Otwieraj szafę!

Jak usprawnić przepływ dokumentów w firmie, czyli o księgowości XXI wieku Maj 14, 2019

Właściciel niemalże każdego przedsiębiorstwa miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury zostaną przekazane do archiwum, muszą zostać podpisane przez licznych pracowników. Tok jest czasochłonny i skomplikowany, ale istnieje łatwy patent na jego przyspieszenie. Jaki?

faktura
Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur między personelem nierzadko bywa horrorem. Proces jest niesprecyzowany, jedna faktura powraca do pracownika parokrotnie, albo przepada gdzieś wśród reszty dokumentów… Na szczęście, istnieją skuteczne narzędzia, usprawniające obieg faktur. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentów, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy przekazuje dokumentację.

Proces zazwyczaj prezentowany jest za pomocą wykresów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich obejmuje zaangażowanych pracowników oraz określa zakres ich obowiązków. Opisuje także, jaki musi być stan dokumentacji w danych częściach. Workflow faktur może zostać zaplanowany i kontrolowany przez specjalne narzędzia komputerowe, ale przedsiębiorcy mogą pójść jeszcze krok dalej w usprawnianiu procesu i postawić na zautomatyzowany obieg faktur – . Do systemu wpisujemy elementarne dane dokumentu, tzn. jego numer porządkowy, kwotę, której dotyczy oraz walutę rozliczeniową.

faktura
Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

Następnie wprowadzamy szczegółowe daty (np. otrzymania, wysłania, wpływu kwoty) oraz dane klienta. Możemy stworzyć własne bazy z danymi kontrahentów, przez co, wypełnianie takich dokumentów będzie jeszcze sprawniejsze. Następnie planujemy, jak będzie wyglądał obieg faktur – więcej o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje diagram, wyszczególniający do kogo i kiedy trafi konkretny dokument. Tok finalizuje zatwierdzenie faktury przez wskazaną osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie ułatwi przepływ dokumentów między pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych rozwiązań i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Narzędzia, które nam to umożliwią są dostarczane także przez rodzime firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Categories: Bez kategorii